Proč vsadit na systém klíčového hospodářství

29. 11. 2022 | Řešení, Technologie

V některých případech je třeba mít přesnou evidenci, u koho se právě vaše klíče nachází. A právě tehdy vám pomůže profesionální systém klíčového hospodářství. Zjistěte, jak funguje a v čem spočívají jeho výhody.

Nástěnka s háčky na klíče? Ne vždy to stačí

Je vám povědomá nástěnka s háčky na klíče? Nebo v lepším případě uzamykatelná skříňka pro uložení klíčů? Někdy se jedná o dostatečné řešení pro vaše klíče. Když ale potřebujete mít naprosto přesnou evidenci o tom, u koho právě klíče jsou, a rozhodovat o tom, komu mohou být vydány, potřebujete daleko lepší řešení. A tím je právě systém klíčového hospodářství.

Jak vyplývá ze samotného názvu, jeho hlavním cílem je udržet maximální pořádek v klíčích určených pro přístup do objektů, místností a k veškerému movitému majetku vyžadujícímu klíče.

ČTĚTE TAKÉ článek Výhody a nevýhody kamerových systémů

Co se stane s klíči v případě absence režimu klíčového hospodářství?

Zkuste si vzpomenout, zda jste už ve firmě někdy řešili tyto otázky:

Kde jsou klíče k určitému zámku a kolik klíčů vlastně k tomuto zámku existuje?
Komu byly vydány do užívání a kde jsou právě teď?
Víte, jaké klíče máte chtít zpátky od zaměstnanců, kteří právě ukončují pracovní poměr?
Má někdo uschovaný jeden výrobní vzor pro pořízení kvalitních kopií?
Berou si lidé klíče v době, kdy jsou k tomu oprávněni, a vracejí je včas?

Určitě mi dáte za pravdu, že výsledek je většinou spíše chaotický a v některých případech až tragický. Jsou sice výjimky, ale není jich mnoho. Oproti tomu existuje způsob, kdy je lidský faktor správy klíčů doplněn o softwarovou aplikaci nutící uživatele provádět inventarizace klíčů a díky tomu mít vše řádně zaevidováno.

Jak funguje naše softwarová aplikace pro správu klíčového hospodářství

Aplikace pro klíčové hospodářství vám přinese spoustu informací o stavu a pohybu vašich klíčů. Její členění umožňuje evidenci veškerých vstupů, zámků, klíčů a karet. Aplikace vždy dokáže určit, kolik klíčů je k určitému zámku vyrobeno. A také jaké mají označení a kde se právě nacházejí.

Námi vyvíjená aplikace vám navíc poskytne hromadu podkladů pro administraci a evidenci. Například seznamy pro inventarizaci, předávací protokoly nebo reporty v případě, že někdo nevrátil klíč včas.

S takovým seznamem pro inventarizaci si pak na jedno kliknutí vytisknete tiskovou sestavu (report) vašeho klíčového depositu (nástěnky či skříňky) a uděláte si jasno v tom, co tam je a co vám chybí. A nejen to. Pokud budete náš systém využívat správně, dozvíte se okamžitě i to, u koho ty chybějící klíče právě jsou.

Naše aplikace pro klíčové hospodářství vám nabídne například tyto agendy:

Předměty střežení – seznam movitého a nemovitého majetku zabezpečeného klíči.
Dveře – seznam dveří a jejich technických parametrů včetně označení.
Zámky – seznam zámků jednotlivých dveří a jejich parametrů.
Klíče – seznam klíčů jednotlivých dveří a zámků včetně jejich parametrů.
Klíčenky – seznam klíčových svazků pro výdej a příjem (pohyby klíčů).
Klíčové depozity – seznam umístění klíčů a osob, které s nimi aktuálně disponují.
Oprávněné organizace a oprávnění uživatelé – agendy pro řízení oprávnění.

Jedinou věcí omezující 100% pořádek je již dříve zmiňovaný lidský faktor. Protože i když máte aplikaci, stále je omezena jen na data, která jí o pohybu klíčů dáte. Může se stát, že někdo vydá více klíčů, než zapíše, nebo přijme méně klíčů, než zapsal a podobně. Tento problém lze ošetřit čipy, které jsou součástí klíčenek a automaticky evidují vydané a přidané klíče, se kterými manipuluje recepce nebo vrátnice.

Existuje však ještě lepší řešení, za které si sice musíte připlatit, ale zcela se tak zbavíte závislosti na tom, aby s klíči pracoval lidský faktor. Jedná se autonomní klíčový trezor, jakým je námi dodávané řešení v podobě systému flexx a maxx německé společnosti Deister Electronic.

ČTĚTE TAKÉ článek Drátový vs. bezdrátový alarm: plusy a mínusy

Proč je nejbezpečnější klíčový trezor a jeho vzdálená správa

Protože nepotřebuje obsluhu, čímž ušetří peníze a nedělá chyby. Vydá klíče jen oprávněným osobám, vrácené klíče umístí na jejich danou pozici, umožní vám sledovat pohyby a řídit oprávnění a časové profily, ve kterých jsou klíče k dispozici. A správu můžete pochopitelně řídit vzdáleně. No a kdyby přece jen vypadl proud, má záložní napájení. A kdyby selhalo i to, lze využít speciální klíč správce k přístupu do zařízení (jako poslední možnost).

Jak takový klíčový trezor vypadá? Představte si ocelovou skříň, do které uložíte klíčenky (svazky) s klíči do uzamykatelných pozic. Celou ji zavřete a zabezpečíte elektronickým terminálem, který ovládá přístup. Pak za pomoci aplikace vzdálené zprávy nastavíte pravidla pro jejich výdej a příjem a následně už jen sledujete, jak se vše děje podle nastavených pravidel.

Nevrátí-li vám někdo odebraný klíč včas, dostanete o tom informaci. Bude-li vrácení klíčů podmínkou pro opuštění objektu v kombinaci s přístupovým systémem, ani to není problém. O klíče se tedy v tomto případě již opravdu nemusíte starat.

Příklad z praxe

Když dorazím do firmy, moje první kroky většinou směřují k našemu klíčovému trezoru. Tam se autorizuji na terminálu čipovou kartou a PINem a trezor se mi otevře. Klíče, které nejsou moje, jsou v pozicích uzamčeny. A rozsvítí se pouze pozice, ze kterých můžu klíče odebrat.

Vezmu si tedy klíčenku, na které jsou na ochranném kroužku proti vyjmutí navlečeny klíče od chodby k mé kanceláři, od kanceláře a od kontejneru se zásuvkami a skříněk. Když odcházím, dám klíče zpět do trezoru.

Naše paní realizující úklid má také v trezoru svou klíčenku. Jsou na ní klíče jen tam, kam může mimo pracovní dobu, a to výhradně pouze v hodinách k tomu určených časovým profilem. Mimo tento časový interval jí trezor klíče nevydá ani kdyby měla čip a PIN.

Úplně stejně jsou pak uloženy i důležité klíče od našich objektů a zákazníků. Oprávnění je vyjmout mají jen určité osoby a o tom, že tak učinily, je nejen vedena evidence, ale současně i zaslán e-mail tomu, kdo je u daného klíče v reportingu nastaven.

Zjistěte o našem řešení více

Systém se dodává ve dvou verzích:

Řada s označením flexx je tvořena ocelovými skříněmi do velikosti malé závěsné skříně až po vysokou skříň stojící na zemi, do které je možné dát stovky klíčenek a tisíce klíčů.
Druhou alternativou je systém maxx, který je omezen na maximálně 64 klíčenek. Ovšem oproti prvnímu systému je i samouzavíratelný a jeho zpřístupnění zajišťuje roletová žaluzie, která se po vydání klíče sama uzavře.

U tohoto řešení vám můžeme garantovat, že o svých klíčích budete mít maximální přehled. Zároveň vaše klíče budou vždy tam, kde je potřebujete a v době, kdy je potřebujete mít k dispozici. Ať už se jedná o klíče od kanceláří, technologických místností, vozidel nebo rozvaděčů. Bude to prostě skvělé.

Bližší informace o naší softwarové aplikaci a klíčových trezorech vám rádi představíme osobně. Obraťte se na nás.

Více o klíčovém hospodářství